リレーコラム

今回は業務改善の取り組み方と具体的な方法について、コンサルタントとして意識しているポイントをご紹介したいと思います。

③業務改善の目的を文字に起こして組織に浸透させる

また、小さな目標から徐々に大きな目標にチャレンジする他、周囲を巻き込みやすいよう情報発信していくと尚良いと思います。

②について、実際に改善しようとすると、当然ながら仕事を囲い込む人や今までと違うやり方を拒む人などと対立します。自分よりもキャリアが長い方や、場合によっては上長に改善策を実践してもらわなければならないこともあります。作業者に改善効果を実感してもらえない施策やスキルアップが必要な施策もありますので、トップダウンで取り組む必要性は高いと考えます。

③について、業務改善に限ったことではなく、また初歩的ではありますが、最も重要なことと思います。業務改善になぜ取り組むか（WHY）、その先に何をしたいのかを明確にしておくことです。理由として、一つは、プロジェクトメンバー自身の動機付けとモチベーション維持のためです。もう一つは、実際に改善できた場合、忙しい人に多少でも余力ができたときに、その先のやってほしい業務に注力してもらえないと本末転倒なためです。

バックオフィス業務というと、DXやIT化が特効薬のように思われがちですが、特に中小企業にとっては逆に手間が増えたり、現場が使いこなせなかったりするケースもありますので、使用後のイメージをしっかり膨らませて慎重な判断が必要です。